Posta elektronikoa, gaur egun lanean ezinbestekoa eta gizarteratu zenean iraultza bilakatu zena, ekarri zituen aldaketengatik. Ez ditugu garai haiek ia gogoratzen, baina egun, posta elektronikoa kudeatzearen lanak gure eguneroko lanaldiaren %28a betetzen duela esaten da.
Sarritan laneko edo kontu pribatua zabaldu eta, irakurri gabe dauden mezuen kopurua ikusita, alperkeria eta etsipena sortzen zaizu, ezta?
Zaila da posta elektronikoaren kudeaketa egokia egitea, baina gaurkoan Gmail edo beste zerbitzuren batean martxan jartzeko truku batzuk erakutsiko dizkizugu.
1. Sarrera-ontzia: lehentasunak ezarri
Truku honekin posta elektroniko guztiak ordenatuta euki ahal izango dituzu. Gmaileri agindu zehatz batzuk emanez, lehenengo irakurrita ez dituzun eta nabarmenenak posta elektronikoak erakutsiko dizkizu.
Sar zaitez Gmaileko ezarpenetan eta sarrera-ontziaren atalean eta hor aukeratu ezarri nahi duzun postontzi mota, kasu honetan lehentasunezkoak.
Atal horretan agertzen diren sarrera-ontzi berri horretan “garrantzitsuak eta irakurri gabeak”, “nabarmenak” eta “beste guztiak” dira. Gmailek beste laugarren bat sortzea ahalbidetzen du. Sistema hau egoki erabili eta kudeaketa erraza izateko, “etiketak” izenekoak erabiltzea beharrezkoa izango duzu. Horrela, atal bakoitzaren barruan zuk nahi dituzun posta motak sailkatuko ditu.
Hau zure postontzirako ezarpen moldaketa eraginkorragoa egiten lagunduko dizu.
Etiketak sortzeko orduan nondik hasi ez badakizu, hemen ideia batzuk proposatzen dizkizugu, benetan erabilgarriak direnak. Ideiak besterik ez dira
- “Taldeak niri”: zure lantaldeko kideek bidalitako postak antolatzeko modua. Gainera, bilaketak egiterakoan zure enpresaren izenaren araberako iragazpena egin zenezake: “from: @xxx.com”.
- “Nire buruari”: zure postontzira informazio interesgarria bidali behar duzunean, zuk geroago gogoratzeko edo betirako gordetzeko.
- “Egutegia”: sarritan postontzia bilera eta ekitaldietarako gonbidapenekin betetzen zaigu. Hauek guztiak ondo gordeta eta sailkatuta izateko, egutegi izeneko etiketa bat sortuz lana erraztuko da.
- “Harpidetzak”: izen-emateak eta harpidetzak identifikatu egokiago kudeatzeko eta antolatzeko.
2. Erantzun automatikoetarako posta zirriborroak sortu
Gmailek Labs izeneko atala dauka (ezarpenetan ikus dezakezu). Atal horretan posta elektronikoetarako zirriborroak sortzeko baliabidea aurkituko duzu. Zertarako? Zure eguneroko ohiko jarduerekin bat egiteko eta erantzunak aurretik prestatuta izateko.
3. Harpidetzetarako trukuak
Harpidetzak kudeatzea zaila egiten bazaizu, hemen dituzu truku batzuk:
Harpidetzak ezabatzeko badaude zenbait aplikazio, Unroll.me, adibidez. Webgune honetan zure posta elektronikoa sartuz aktibatuta dituzun harpidetzen zerrenda agertuko zaizu. Hor zuzenean zeintzuk ezabatu nahi dituzun erabaki eta bideratzeko aukera izango duzu eta mantentzen dituzunak aplikazioak posta elektroniko batean bildu eta sailkatuko dizkizu.
Harpidetzaren kudeaketa: zure gogokoa den webgune batean harpidetza burutzerakoan, posta elektronikoaren aurretik “+” sinboloa @ren aurretik jartzen baduzu, Gmailek posta elektronikoa nondik datorren identifikatzen lagunduko dizu eta spam den edo ezabatu nahi duzun erabakitzea automatikoagoa izango da. Adibidez: aitor+webguneaaitorberria@gmail.com).
4. Nire posta irakurri du hartzaileak? Luzapen batzuk
Check bikoitza: Whatsappean bezala, zure mezuaren hartzaileak mezua jaso eta irakurtzen duenean kontrolatzeko aukera dago Gmailen bidez. Kasu honetan MailTrack luzapenak egingo du lan hori. Instalatu bakarrik egin behar da.
Mezua irakurri izan delakoaren oharra jasotzea: aurrekoaren antzekoa egiten du Yesware luzapenak. Kasu honetan luzapena instalatzerakoan Gmailean ataltxo berri bat sortzen du eta hor irakurritako mezuak zerrendatzen ditu.
